试卷号2180《办公室管理》2009年1月电大期末考试答案

中央广播电视大学2008—2009学年度第一学期“开放专科”期末考试
2009年1月   试卷代号:2180   办公室管理  试题

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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分,共10分)
1.以下哪项不是办公室事务管理的特征(    )
A.服务性
B.决策性
C. 专业性
D.主动性
2.文员在进行办公室布置时,以下哪种行为是不适宜的(    )
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D. 下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(    )
A. 定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C. 每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
4.以下哪种接打电话的行为是不正确的(    )    ·
A. .受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
5.邮件的寄发不要考虑以下(    )因素。
A.时间    B·便利
C. 经济    D·爱好
6.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,(    )属于合适的话题。
A. 有共同利益的话题    B.夸耀自己的话题
C.保密的话题    D.应当忌讳的话题
7.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(    )
A. 初次写信,或有过激言行的
B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.已做结案处理的
D.没有具体内容的匿名信
8.文员做会议记录时,可以在会议记录中(    )
A. 加入自己的主观意见
B.不记录议题
C. 与发言者用词不一致但意思完全一致
D. 对所记内容作评论
9.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。(    )
A.口字型    B. 教室型
C. 圆桌型    D.U字型
10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(    ),了解要求约会者的心理。
A. 社交的能力    B.说话的技巧
C. 听话的能力    D.听写的能力
二、判断题(正确打“√”,错误打“X”。每小题1分,共10分)
(    )1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
(    )2。没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
(    )3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
(    )4.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
(    )5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
(    )6.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。
(    )7.男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。
(    )8.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。
(    )9.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
(    )10.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。
三、简答题(每小题10分,共20分)
1.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
2.提高会议效率可以有哪些做法?
四、设计题(每小题15分,共30分)
1.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?
2.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
1.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人,因为是第一次被指派接受任务,小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久,领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方,礼貌方面更应多加注意,小马一一记在心里。见到客人,小马热情地走上前去,大声说着“欢迎、欢迎”,伸手就去接客人的行李,见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手,才慌忙与对方握手,并执意要帮对方拿行李。来到车旁,顺势将行李放人汽车的行李箱,接着打开副驾驶舱门,引导客人落座,并说:“这里视野宽阔,可以看看沿途风光。”而后,自己坐到汽车后排座位上。一路上,小马热情地回答客人提出的问题,还关切地询问客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,没多久,小马就觉得客人话语越来越少,客人也不象刚下飞机时那样热情了,小马心里不悦,但又不能表现出什么。
请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?应该怎样做才是正确的?
2.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为
此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得一清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时,却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。
经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间,则包房由A公司用,不用再通知了”,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知A公司。
结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50
多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。
(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?
(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理?

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