试卷号2180《办公室管理》2013年7月电大期末考试答案

中央广播电视大学2012—2013学年度第二学期“开放专科”期末考试
2013年7月  试卷代号:2180      办公室管理  试题

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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分,共10分)
1.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?(    )
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C. 开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
2.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?(    )
A.必要时可形成文字材料,照本宜科
B.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
C. 传达可以根据上司主要意思,溶人自己对问题的意见
D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
3.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务?(    )
A.准备资料    B.发表意见
C. 现场服务    D.会议或会谈记录
4.传真机最好用来传送以下哪种邮件?(    )
A.一般的图纸    B,机密文件
C很长的文件    D.感谢信
5.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是(    ).
A.国名、地址,部门、姓名    B.姓名、地址、部门、国名
C. 姓名、部门,地址、国名    D.姓名、国名、部门、地址
6.下列接受名片时唯一正确的做法是(    ).
A.接受名片时要用双手    B.大声念出名片上的头衔
C. 接过名片马上放人兜内    D.传递名片将正面朝向自己
7.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?(    )
A.口字型    B.圆桌型
C. 教室型    D.U字型
8.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM~120CM,应该是(    )。
A.个人区    B.社交区
C.亲密区    D.公众区
9.文员协助举行宴会时,不用考虑(    )。
A.宴会的形式与气氛    B.有无休息室
C. 有无停车场    D.交通是否方便
10.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(    ),
A.通知上司家人把衣服送达    B.自己到上司家里去拿
C. 让上司自己去家里更换    D.去买新的服装
二、判断题(正确打“√’,错误打“X’。每小题1分,共10分)
11.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(    )
12.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。(    )
13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。    (    )
14.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。(    )
15.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。(    )
16.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。(    )
17.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。(    )
18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。(    )
19.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。(    )
20.介绍信的正本和存根必须一致,同时可以出具空白介绍信。(    )
三、简答题(每小题10分,共20分)
21.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
四、设计题(每小题15分,共30分)
23.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
24.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
25.对下面的案例进行适当分析。
美国某花店经理接到一位顾客的电话,说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信:
亲爱的凯慈夫人:
感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里,请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。
在过去的两年里,我们总是把您看作一个尊敬的顾客,并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。
请让我们了解怎样更好地为您服务。
您真诚的霍华德·佩雷斯
(经理签名)
26.教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的:
向对方要求约会时应注意的事项;
a. 要获得上司的许可;
b.对方如果有文秘人员,一般由文秘人员办理;
c.如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;
d.要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需的时间等等,关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方:
“你们什么时候比较方便”,这样让对方能够有所选择。
e.告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
f.对方越忙越必须早一点联络,时间应尽量有弹性,这是身为文秘人员所应具有的常识。
g.尤其是连续参加两个以上的约会时,要充分考虑路上交通所需要的时间。
h. 如果上司出差,不要在他回来的当天安排约会,可能会发生飞机误点及其他情况。
i.决定时间、地点时,要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来:
星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌,尽量不要安排约会;
即将下班之前的那段时间,公司内也会很忙碌。
午餐前后约会则会影响吃饭时间;
对方的休息日,节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
地点必须选择对方比较方便的地方;
地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j. 对方不能确定接受时,要求约会的这一方最好再联络一次。
k.已经约好且需要预定会议室时,就要立即预约,如果对于该地点没有充分把握,应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
l.约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。如有必要,还应准备约会所需要的文件资料。
m. 上司和某人会面后,可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后,应确保那人清楚地明了约会的时间,并给予了明确的答复后,将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来,用五个必须和五个不宜予以概括,比如“必须获得上司的认可,不宜在对方休息日安排约会”。

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