中央广播电视大学2012—2013学年度第二学期“开放专科”期末考试
2013年7月 试卷代号：2180 办公室管理 试题
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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分)
1．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的?( )
A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来
B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务
C. 开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿
D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
2．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的?( )
A．必要时可形成文字材料，照本宜科
B．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
C. 传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见
D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
3．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务?( )
A．准备资料 B．发表意见
C. 现场服务 D．会议或会谈记录
4．传真机最好用来传送以下哪种邮件?( )
A．一般的图纸 B，机密文件
C很长的文件 D．感谢信
5．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( )．
A．国名、地址，部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名
C. 姓名、部门，地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址
6．下列接受名片时唯一正确的做法是( )．
A．接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔
C. 接过名片马上放人兜内 D．传递名片将正面朝向自己
7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议?( )
A．口字型 B．圆桌型
C. 教室型 D．U字型
8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是( )。
A．个人区 B．社交区
C．亲密区 D．公众区
9．文员协助举行宴会时，不用考虑( )。
A．宴会的形式与气氛 B．有无休息室
C. 有无停车场 D．交通是否方便
10．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( )，
A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿
C. 让上司自己去家里更换 D．去买新的服装
二、判断题(正确打“√’，错误打“X’。每小题1分，共10分)
11.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )
12．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。( )
13．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。 ( )
14．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。( )
15．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。( )
16．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。( )
17．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( )
18．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。( )
19．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。( )
20．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。( )
三、简答题(每小题10分，共20分)
21．什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
22．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?
四、设计题(每小题15分，共30分)
23．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
24．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题15分，共30分)
25．对下面的案例进行适当分析。
美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信：
亲爱的凯慈夫人：
感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。
在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。
请让我们了解怎样更好地为您服务。
您真诚的霍华德·佩雷斯
(经理签名)
26．教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的：
向对方要求约会时应注意的事项；
a. 要获得上司的许可；
b.对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；
c.如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
d.要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：
“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。
e．告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。
g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。
h. 如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。
i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来：
星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；
即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌。
午餐前后约会则会影响吃饭时间；
对方的休息日，节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
地点必须选择对方比较方便的地方；
地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j. 对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
l．约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。
m. 上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会”。
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