试卷号2180《办公室管理》2011年1月电大期末考试答案

中央广播电视大学2010—2011学年度第一学期“开放专科”期末考试
2011年1月试卷代号：2180 办公室管理试题

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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共10分)
l_传真机最好用来传送以下( )类邮件?
A一般的图纸    B机密文件
C很长的文件    D感谢信
2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的。( )
A．准各一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
D下班前要整理好自己的办公桌，把文件渍料收藏好以免丢失和泄密
3．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出台乎情理的处理。这是采用的( )方法。
A进言    B受意
C变通    D挡驾
4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进( )
A工作人员工作尽可能专门化、单一化
B尽可能定量控制办公室工作
C重复性的工作尽量由机器完成
D舍理设计办公室的工作流程
5．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( )
A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨昕出对方
B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D 来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )
A “顷悉”、“际此”    B．“谨启”、“钧启”
C“台鉴”、“惠鉴”    D“台安”、“钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM,应该是( )
A个人区    B社交区
C亲密区    D公众区
8．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。( )
A口字型    B教室型
C圆桌型    D U字型
9．上司决定参加某个会议时，文员不应该( )
A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
C 如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D只在便笺上写好会议名称
10值班人员不应该做以下哪类事情( )
A．签发文件    B分发会议通知
C询问情况    D传达指示
二、判断题(正确打“√“，错误打“×”。每小题1分，共10分)
11办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。( )
12 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )
13文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )
14请示与报告可以合并使用，如“关于××××问题的请示报告”。( )
15如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应
该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( )
16假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。( )
17如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，
如果这一时间有空，就可答应下来。( )
18女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。(    )
19文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁A抽屉。(    )
20．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( )
三、简答题(每小题10分．共20分)
21．简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?
22．请简单说明提高会议效率的一些基本做法?
四、设计题(每小题15分。共30分)
23．本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办?要考虑哪些因素?
五、案例分析题(每小题15分。共30分】
25．请看如下案例：
上海菜冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生
爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人同津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，叉发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诫恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居昕到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：”未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笺，这件事就此喜剧性结束-几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案侧，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
26请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
(1)市教委关于2008年招生工作的通知；
(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；
(3)北京广播电视大学2008年招生工作计划；
(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示(呈市教委)；
(5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；
(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；
(7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知；
(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；
(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告}
(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；
(11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；
(12)北京广播电视大学2008年度工作总结}