中央广播电视大学2009—2010学年度第一学期“开放专科”期末考试
2010年1月 试卷代号：2180 办公室管理 试题
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一、 单项选择题
1．在办公室的布置方面，( )的位置是上座。
A．离人口最远 B．离人口最近
C．靠近门口 D．靠近窗户
2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜?( )
A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( )
A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来
B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进?( )
A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B．尽可能定量控制办公室工作
C．重复性的工作尽量由机器完成 D．合理设计办公室的工作流程
5．以下哪些接打电话的行为是不正确的?( )
A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )。
A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启”
C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM一120CM，应该是( )o
A．个人区 B．社交区
C．亲密区 D．公众区
8．文员做会议记录时，可以在会议记录中( )。
A．加入自己的主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
9．上司决定参加某个会议时，文员不应该( )。
A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D．只在便笺上写好会议名称
10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有( )，了解要求约会者的心理。
A．社交的能力 B．说话的技巧
C．听话的能力 D．听写的能力
二、判断题(正确打“√”，错误打“X”。每小题1分。共10分)
1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( )
2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。( )
3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( )
4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( )
5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。( )
6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( )
7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如
果这一时间有空，就可答应下来。( )
8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有—个拳头大小距离。( )
9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( )
10．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。( )
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是怎样的?
2．什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
四、设计题(每小题15分，共30分)
1．某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做?
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题15分，共30分)
1．请看如下案例：
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，—天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人间津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
2．A公司原定于12月25日18：00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得…清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。
(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2)如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?
(3)如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?
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