试卷号2180《办公室管理》2011年7月电大期末考试答案

中央广播电视大学2010—2011学年度第二学期“开放专科”期末考试
2011年7月  试卷代号:2180  办公室管理  试题

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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分,共10分)
1.办公室,顾名思义,是办公的场所。下列诸项中(    )应不属于办公室范畴。
A.厂长室    B.实验室
C.院长室    D.经理室
2。请示是文员工作上有疑难,无法处理时,向上司请求指示,或无权处理时,向上司请求批准。下面请示中(    )是不当的。
A. 对口请示    B.事先请示
C.越级请示    D.请示要单一
3.以下关于办公室职能的说法,那一种是正确的(    )
A.办公室为上司服务,其他职能部门不用顾及
B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能
C. 办公室管理具有集中性和整体性
D.办公室事务管理不仅有被动性,体现出来更多的是主动性
4.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是(    )
A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能迅速辨听出对方
B,了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由
C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司
5.邮件的寄发不要考虑以下哪项因素(    )
A.时间    B.便利
C. 经济    D. 爱好
6.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题?(    )
A. 有共同利益的话题    B.夸耀你我的话题
C.贴己的话题    D. 秘密的话题
7.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(    )
A.初次写信,或有过激言行的
B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C. 已做结案处理的
D. 没有具体内容的匿名信
8.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(    )
A.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定
B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便
C. 什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作
9.以下哪一种类型是适合自由谈话,或是收集创意的会议。(    )    .
A.口字型    B.教室型
C.圆桌型    D.U字型
10.以下餐巾的使用方法正确的是(    )
A.中途离座,把餐巾放在椅子上
B.用来擦嘴唇嘴角
C.用来擦刀叉
D.塞人衣服领口里
二、判断题(正确打“√”,错误打“X”。每小题1分,共10分)
11.小办公室的配置,打字、复印间应离上司办公室稍远一些。(    )
12。没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作o(    )
13.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。(    )
14.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。(    )
15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。(    )
16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。(    )
17.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。(    )
18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通俗。(    )
19.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司o(    )
20.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。(    )
三、简答题(每小题10分,共20分)
21.文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。
22。文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
四、设计题(每小题15分,共30分)
23.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?
24。作为办公室文员,在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务?
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
25。新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人,因为是第一次被指派接受任务,小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久,领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方,礼貌方面更应多加注意,小马一一记在心里。见到客人,小马热情地走上前去,大声说着“欢迎、欢迎”,伸手就去接客人的行李,见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手,才慌忙与对方握手,并执意要帮对方拿行李。来到车旁,顺势将行李放人汽车的行李箱,接着打开副驾驶舱门,引导客人落座,并说:“这里视野宽阔,可以看看沿途风光。”而后,自己坐到汽车后排座位上。一路上,小马热情地回答客人提出的问题,还关切地询问客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,没多久,小马就觉得客人话语越来越少,客人也不象刚下飞机时那样热情了,小马心里不悦,但又不能表现出什么。
请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?应该怎样做才是正确的?
26.教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的:
向对方要求约会时应注意的事项:
a. 要获得上司的许可;
b.对方如果有文秘人员,一般由文秘人员办理;
c.如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;
d.要正确告知对方赴约者的姓名\职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等,关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方:“你们什么时候比较方便”,这样让对方能够有所选择。
e.告知你或上司的联系电话,以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
f. 对方越忙越必须早一点联络,时间应尽量有弹性,这是身为文秘人员所应具有的常识。
g.尤其是连续参加两个以上的约会时,要充分考虑路上交通所需要的时间。
h.如果上司出差,不要在他回来的当天安排约会,可能会发生飞机误点及其他情况。
i. 决定时间、地点时,要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来:
·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌,尽量不要安排约会;
·即将下班之前的那段时间,公司内也会很忙碌。
·午餐前后约会则会影响吃饭时间;
·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
·公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
·地点必须选择对方比较方便的地方;
·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j. 对方不能确定接受时,要求约会的这一方最好再联络一次。
k.已经约好且需要预定会议室时,就要立即预约,如果对于该地点没有充分把握,应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
l.约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。如有必要,还应准备约会所需要的文件资料。
m.上司和某人会面后,可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后,应确保那人清楚地明了约会的时间,并给予了明确的答复后,将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来,用五个必须和五个不宜予以概括,比如“必须获得上司的认可,不宜在对方休息日安排约会”。

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