试卷号2180《办公室管理》2010年1月电大期末考试答案

中央广播电视大学2009—2010学年度第一学期“开放专科”期末考试
2010年1月   试卷代号:2180  办公室管理  试题

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一、    单项选择题
1.在办公室的布置方面,(    )的位置是上座。
A.离人口最远    B.离人口最近
C.靠近门口      D.靠近窗户
2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜?(    )
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?(    )
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?(    )
A.工作人员工作尽可能专门化、单一化  B.尽可能定量控制办公室工作
C.重复性的工作尽量由机器完成        D.合理设计办公室的工作流程
5.以下哪些接打电话的行为是不正确的?(    )
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
6.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用(    )。
A.“顷悉”、“际此”    B.“谨启”、“钧启”
C.“台鉴”、“惠鉴”    D.“台安”、“钧安”
7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM一120CM,应该是(    )o
A.个人区    B.社交区
C.亲密区    D.公众区
8.文员做会议记录时,可以在会议记录中(    )。
A.加入自己的主观意见
B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
9.上司决定参加某个会议时,文员不应该(    )。
A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料
C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D.只在便笺上写好会议名称
10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(    ),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力    B.说话的技巧
C.听话的能力    D.听写的能力
二、判断题(正确打“√”,错误打“X”。每小题1分。共10分)
1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。(    )
2.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(    )
3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。(    )
4.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。(    )
5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(    )
6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。(    )
7.如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如
果这一时间有空,就可答应下来。(    )
8.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有—个拳头大小距离。(    )
9.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。(    )
10.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。(    )
三、简答题(每小题10分,共20分)
1.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?
2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
四、设计题(每小题15分,共30分)
1.某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作,以良好的社会形象及合适的价格打人市场,决定组织召开专家座谈会,对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员,领导责成你承办这个座谈会,你该如何做?
2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
五、案例分析题(每小题15分,共30分)
1.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,—天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人间津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑,这件事就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
2.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得…清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时,却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间,则包房由A公司用,不用再通知了”,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。
(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?
(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理?

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