中央广播电视大学2013—2014学年度第一学期“开放专科”期末考试
2014年1月 试卷代号：2180 办公室管理 试题
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一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分，共lo分)
1．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的?( )
A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及
B．办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能
C. 办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性
D. 办公室管理具有集中性和整体性
2．文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排，要有科学的、明确的工作计划。工作计划应该( )，是错误的选项。
A．分轻重缓急 B．决定工作次序
C. 控制时间弹性 D．不留余地
3．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中( )应不属于办公室范畴。
A．厂长室 B．实验室
C．院长室 D．经理室
4．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是( )。
A. 文员在说了迎接词，对方发出声音之后，要多次确认，方可辨听出对方
B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C. 有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D. 来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
5. 邮件的寄发不要考虑以下哪项因素( )。
A．时间 B．便利
C. 经济 D. 爱好
6. 办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题( )。
A．有共同利益的活题 B．夸耀你我的话题
C. 贴己的话题 D．秘密的话题
7．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?( )
A．初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 ·
C. 已做结案处理的 D. 没有具体内容的匿名信
8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( )。
A．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便
C. 什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度
D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作
9．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：—是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有( )，了解要求约会者的心理。
A. 社交的能力 B．说话的技巧
C. 听话的能力 D．听写的能力
10．宴会期间的祝酒，常规顺序应该( )。
A. 由主人和主宾先碰杯 B．由主宾和主人先碰杯
C. 由女宾和男宾先碰杯 D. 由男宾和女宾先碰杯
二、判断题(正确打“√”，错误打“X”。每小题1分，共10分)
11．办公室工作的两大职能是政务(或业务)服务和事务管理，政务服务(业务)就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作。( )
12. 小办公室的配置，上司的办公室应靠里面。( )
13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。( )
14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对
出席人数。( )
l5. 如果文员要找的人是—一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应
该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。( )
16．会议记录就是有言必录。( )
17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。( )
18．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一
般同事或顾客说话，就可通俗。( )
19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。( )
20．公务文书中所指的“主送机关”，是指收受、办理公文的单位。( )
三、简答题(每小题10分，共20分)
21．简要说明会议纪要有什么作用?有哪两种形式?
22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
四、设计题(每小题15分，共30分)
23．所谓有问题的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?
24．某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，—上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办?要考虑哪些因素?
五、案例分析题(每小题15分，共30分)
25．某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上接听电话，他一手操持电话，另—手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。
这时，他抽出所有的信纸，放在—边，而把所有的信封放在了另一边，并开始阅读邮件。当阅读 到写有：“亲爱的……”一封信时，他意识到拆错了信，匆匆将信装进一个信封，并用胶水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在—起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么?请讲出理由并说明正确的做法。
26．请看如下案例：
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这事件就此喜剧性结束。几天后，这种晶牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
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